01 Prepara
Si no quieres improvisar e ir todo el día a contracorriente, anticípate. Es común que muchas veces la gente llegue a su puesto de trabajo y tenga que dedicar un tiempo a pensar qué tiene que hacer y cómo organizarlo. Esto produce varias cosas:
- Pierdes tiempo muy valioso en tareas “de poca exigencia”: Nuestro mejor momento para trabajar es al principio del día ya que estamos más frescos y la energía cargada al máximo. Si destinamos minutos de ese momento de calidad a organizarnos y decidir que vamos a hacer estaremos perdiendo una parte muy importante del día.
- Tus decisiones pueden estar contaminadas: Seguramente tendrás varios correos y peticiones nada más llegar a la oficina. Si a la hora de organizarte te ves “contaminado” por esas falsas urgencias, es posible que pospongas o desatiendas trabajo importante.
- Improvisar implica tener mayor probabilidad de cometer errores: cuando trabajamos sobre la marcha sin una metodología clara y meditada, las probabilidades de organizarte mal se multiplican.
Para solucionar esto, es recomendable cada día y cada semana preparar las tareas y los proyectos:
- Al final de cada día revisa cómo están tus proyectos y tareas y organiza el día siguiente. De este modo, lo único que tendrás que hacer al llegar a la oficina es tachar el trabajo importante.
- Cada semana (preferiblemente el viernes al acabar) anticipa cómo será la semana siguiente. Fíjate en las reuniones, proyectos y huecos que tienes de cara a definir tu plan de trabajo.
Por cierto, no te olvides de dedicarte tiempo a ti mismo/a y guardar siempre intervalos de tiempo libre para dedicar a tu familia, amigos o aficiones.
02 La roca
Como he comentado en el punto anterior, el inicio del día es el punto en el que más fresco/a estarás y tendrás mayor capacidad para sacar trabajo. Por ello, es importante empezar el día trabajando la roca.
La roca está formada por esa tarea o proyecto que es verdaderamente importante, prioritario y que será lo que más va a influir en tus objetivos y resultados.
Empezar el día con la roca te asegura de que siempre trabajarás en lo importante parte de tu tiempo aunque más tarde se produzcan imprevistos y urgencias.
03 Terminar antes de empezar
Vivimos en un mundo totalmente saturado. Los papeles y proyectos se acumulan encima de la mesa sin parar y si no tenemos cuidado corremos el peligro de tener muchos “marrones” a la vez.
Por eso es muy importante focalizar en acabar los proyectos antes de ampliar la lista:
- Plazos: Las fechas que pongamos deben ser sagradas. Intenta ser pesimista en el plazo para evitar que caigas en un exceso de aplazados y trata siempre de cumplir cada plazo.
- Enemigos: Minimiza al máximo las distracciones e interrupciones. Aleja el móvil de tu espacio de trabajo, quita notificaciones, reduce el ruido ambiental…
04 Céntrate en una sola cosa, sin distracciones
La multitarea es un mito, ni siquiera las mujeres son capaces de tomar dos decisiones a la vez. Por ello, céntrate en una sola tarea.
Con esto conseguirás reducir el ruido que te ralentiza y distrae:
- Trabaja sin distracciones.
- Recuerda que las distracciones son culpa tuya, las interrupciones son culpa d elos demás.
- Dirige tu atención a un sólo punto.
05 Ante una urgencia, para y piensa
Seguramente todas las tareas o proyectos que te lleguen son super urgentes y tienen que estar entregados para ayer. Hay que tener cuidado con las urgencias, ya que si nos tomamos toda “urgencia” como algo absolutamente prioritario, inevitablemente deberemos desplazar otras tareas con más valor.
Las urgencias no son lo mismo que las emergencias. Si vas en un coche y pinchas una rueda, es obvio que ante esa emergencia deberás arreglar la rueda antes de continuar. Sin embargo, si simplemente tienes el líquido del limpiaparabrisas está a la mitad, podrás seguir conduciendo sin problema.
Párate unos segundos antes de tomarte todo como una verdadera urgencia que hay que solucionar ya, no pierdas el rumbo de tus verdaderos proyectos clave.
06 Practica la asertividad con las interrupciones
No se trata ahora de que cada vez que te venga un compañero o compañera de trabajo le mandes a tomar por culo, simplemente intenta dialogar con tu entorno y explicarle que no pueden cortar tu trabajo cada vez que algo les venga a la mente.
Invítale a que te comunique las cosas en un determinado periodo del día, bloquea algo de tiempo diario o semanal para asuntos comunes, pide que te envíen un mail con las consultas para que las respondas cuando puedas…
En definitiva, comunícate con tu entorno y encuentra el punto óptimo de colaboración entre los distintos integrantes.
07 No te vayas de las reuniones sin saber…
Todas las semanas tengo un montón de reuniones y muchas veces se da la situación de que sales de una de ellas igual que has entrado. Tiempo y esfuerzo malgastado en una reunión sin planificar y sin conclusiones.
Por lo tanto, aparte de preparar debidamente la reunión, no salgas de ellas sin saber 3 cosas:
- ¿Qué?: Qué conclusiones y qué tareas se sacan de esa reunión.
- ¿Quién?: Quiénes son los encargados de llevar a cabo esas conclusiones.
- ¿Cuándo?: Cuál es el plazo establecido para dichas acciones.
08 Automatiza
La tecnología avanza a toda velocidad. Cada vez hay más recursos y funciones que nos permiten optimizar nuestro flujo de trabajo.
Si realizas constantemente tareas repetitivas, similares y sin una complejidad excesiva, automatiza.
Automatiza todo lo que te sea posible: contabilidad, gestión de leads, facturación, mantenimientos… Todo lo que te consuma tiempo y sea fácilmente replicable por la tecnología debes tenerlo automatizado.